Werving en selectiebureaus vergelijken: waar je op let

Werving en selectiebureaus vergelijken lijkt simpel tot je twee offertes naast elkaar legt: de een vraagt 20 procent, de ander 25 procent, en welke van de twee je duurder uitkomt kun je op basis van dat percentage niet zeggen. Wat werving en selectiebureaus onderling echt onderscheidt zit in de kleine letters: waarover ze dat percentage rekenen, hoe lang de garantie loopt, welke kosten ze ook doorbelasten als er niemand wordt geplaatst, en of één consultant jouw vacature naast twintig andere doet.

Hieronder staat wat je vóór de ondertekening wilt weten. Met een waarschuwing vooraf: vrijwel alle tariefcijfers die je online vindt komen uit blogs van bureaus zelf. Er is geen onafhankelijk, recent Nederlands branche-onderzoek naar fees, garantietermijnen of exclusiviteit. Behandel de getallen hieronder dus als marktclaims, niet als gemeten data.

Wat kost een wervingsbureau, en waarover rekenen ze?

Het percentage is de helft van het verhaal. De grondslag is de andere helft. Meestal wordt gerekend over het bruto jaarsalaris inclusief vakantiegeld, maar sommige bureaus sluiten bonus, dertiende maand en autovergoeding expliciet uit en andere niet. Bij een pakket met auto, bonus en dertiende maand scheelt dat makkelijk 15 tot 20 procent in de rekening. Vraag het dus na en laat het opschrijven.

Tweede punt dat verrassend vaak misgaat: no cure no pay betekent niet dat álle kosten voor het bureau zijn. Advertentiekosten, assessments en screeningkosten kunnen wel worden doorbelast, ook als er niemand wordt geplaatst, meldt apb.nl. Vraag daarom expliciet welke posten náást de fee op de factuur kunnen komen en of daar een plafond op zit.

Ter vergelijking: de laatste Nederlandse benchmark voor kosten per aanname die ik kon vinden komt van Intelligence Group, Werf& en Compagnon en is van 2021. Daarin kwam een corporate recruiter gemiddeld op 3.818 euro per aanname uit en een recruitmentbureau op 3.149 euro per vacature. Die cijfers zijn oud en de definities lopen uiteen, maar ze geven wel gevoel voor de orde van grootte waarmee je een fee vergelijkt. Wil je die rekensom voor je eigen situatie maken, dan helpt deze vergelijking tussen een bureau inschakelen en zelf werven.

Is no cure no pay goedkoper dan een betaald traject?

Niet per definitie. Bij no cure no pay betaal je alleen bij succes en ligt het risico bij het bureau, maar dat bureau moet de uren van alle mislukte opdrachten terugverdienen, waardoor de vergoeding per geslaagde plaatsing hoger uitvalt. Dat wordt onder andere beschreven door recruitmentcenter.nl en apb.nl: no cure no pay geeft minder financieel risico, een vast tarief geeft budgetzekerheid maar vraagt vooruitbetaling.

Er is een verschil in gedrag dat zwaarder weegt dan het verschil in prijs. Een bureau dat pas bij succes betaald wordt, verdeelt zijn tijd over de opdrachten met de grootste kans op resultaat. Staat jouw vacature onderaan die lijst, dan gebeurt er weken niets zonder dat het je iets kost, behalve tijd. Bij een betaald traject koop je aandacht en werkt het bureau met een deadline, maar draag je zelf het risico als het niet lukt.

Het middenmodel wordt zelden aangeboden en bijna altijd geaccepteerd als je erom vraagt: exclusief, met een strakke deadline, en een fee die in delen wordt gefactureerd waarvan het laatste deel pas vervalt als de kandidaat er over enkele maanden nog zit. Eén bureau publiceert dat model openlijk: Buro Recruitment factureert het laatste kwart van de fee pas bij tevredenheid.

Moet je exclusiviteit weggeven?

Alleen als je er iets voor terugkrijgt. Exclusiviteit betekent dat één bureau alleenrecht heeft, dat andere bureaus niet meedoen en soms ook dat je zelf niet meer werft. Dat is een reëel voordeel voor het bureau, dus vraag er lagere fee, langere garantie, een gegarandeerde shortlist binnen een afgesproken termijn en vaste rapportage voor terug.

Zoals recruitmenttraining.pro het samenvat: een offerte van 20 procent zonder exclusiviteit en met vier weken garantie kan duurder uitpakken dan 25 procent met exclusiviteit en zes maanden garantie. Zet daarom twee dingen in het contract. Eén: de exclusiviteit vervalt automatisch als er na een afgesproken aantal weken geen shortlist ligt. Twee: kandidaten die zelf bij je solliciteren of uit je eigen netwerk komen zijn feevrij, ook tijdens de exclusieve periode.

Werken met drie bureaus tegelijk klinkt als spreiden van risico, maar in de praktijk vissen ze in dezelfde poel en weet niemand of hij serieus wordt genomen. Bovendien loop je dan tegen het volgende punt aan: als hetzelfde cv van twee kanten binnenkomt, telt doorgaans het bureau dat het als eerste aanleverde. Zonder eigen registratie van wie wanneer welke kandidaat voordroeg, ben je die discussie kwijt.

Garantieregelingen: wat is redelijk?

Drie tot zes maanden garantie wordt door zowel apb.nl als recruitmenttraining.pro als standaard genoemd, in de vorm van gratis vervanging of gedeeltelijke terugbetaling. Er circuleren twee uitvoeringen: een glijdende schaal met 100 procent terugbetaling in maand één, 75 procent in maand twee en 50 procent in maand drie, of gratis blijven zoeken zonder geld terug. Sales Recruitment Group noemt vier weken garantie te kort en acht weken het minimum, met bijvoorbeeld 12,5 procent van de fee terug per niet-gewerkte week.

Vier vragen die je stelt en die in geen enkele algemene voorwaarden helder staan:

• Kies ik of kiest het bureau tussen vervanging en geld terug?
• Geldt de garantie ook op de vervanger, of is hij na één keer op? Dit punt wordt in de branche gesteld en zelden beantwoord.
• Welke uitsluitingen gelden er: reorganisatie, functiewijziging, langdurige ziekte, ontslag op ons initiatief?
• Welke datum is bepalend, de opzegdatum of de laatste werkdag?

Leg ook het betaalmoment vast. Facturatie bij indiensttreding is het meest gangbaar volgens apb.nl, na de proeftijd komt voor, en De ICT Recruiter noemt een factuur pas na twee maanden dienstverband. Komt de kandidaat op dag één niet opdagen, dan ben je meestal niets verschuldigd.

Hoeveel kandidaten mag je van werving en selectiebureaus verwachten?

Voor een reguliere functie met een ruime kandidatenmarkt noemt apb.nl vier tot zes gekwalificeerde kandidaten binnen twee tot drie weken. WR.nl houdt dezelfde termijn aan voor de eerste geschikte kandidaten en rekent op vier tot zes weken bij zeer specialistische functies. Krijg je binnen enkele dagen tientallen profielen, dan is er nauwelijks geselecteerd.

Belangrijker dan het aantal is de capaciteit achter jouw opdracht. New Chapters noemt dat recruiters bij uitzendbureaus doorgaans 15 tot 25 actieve vacatures onder zich hebben en gespecialiseerde headhunters 5 tot 15 complexe posities. Vraag dus concreet: hoeveel vacatures heeft de consultant die mijn opdracht doet nu open staan, en doet degene die de intake doet ook het werk of gaat het naar een junior?

Voor doorlooptijd zijn de benchmarks moeilijk vergelijkbaar. Recruiting Roundtable noemt gemiddeld 65 dagen tot aanname voor corporate recruiters in Nederland en elders 40 tot 60 dagen tot vervulling, met 90 dagen of meer bij IT en schaarse techniek. Cijfers van bureaus liggen veel lager, maar meten iets anders. Gebruik ze als gespreksstof, niet als contractnorm.

Drie juridische punten die in bijna geen inkoopgids staan

Een kandidaat mag nooit betalen. Artikel 3 van de Waadi verbiedt een tegenprestatie van de werkzoekende bij arbeidsbemiddeling, en artikel 9a bevat het belemmeringsverbod: een uitlener mag niet tegenhouden dat een arbeidskracht bij jou in dienst treedt. De Nederlandse Arbeidsinspectie houdt hier toezicht op. Dat is relevant bij overnamefees na een uitzendperiode.

Wees voorzichtig met ongevraagde cv's. In een zaak die Tanger Advocaten beschrijft besliste de kantonrechter dat er geen bemiddelingsovereenkomst tot stand kwam en dus geen recht op vergoeding bestond, en in de zaak die ZiPconomy beschreef verloor Michael Page een procedure over een fee voor een ongevraagd toegestuurd cv. Maar het kan ook andersom lopen: Flexmarkt beschrijft een uitspraak waarin een bemiddelingsovereenkomst wél tot stand kwam zonder dat over de hoogte van het loon overeenstemming was, op grond van artikel 7:405 BW. Mail dus nooit "stuur maar wat cv's" zonder voorwaarden.

Er is geen sectorbrede standaard voor werving- en selectievoorwaarden. Het model van de ABU is er wel, maar dat is naar eigen zeggen niet compleet en gaat vooral over uitzenden. Die spreiding in condities is dus geen toeval, en dat betekent dat elke offerte op zijn eigen letters gelezen moet worden.

Wanneer heb je werving en selectiebureaus juist niet nodig?

Ubeeo noemt drie situaties waarin een bureau loont: je hebt geen eigen recruitmentcapaciteit, de functie is uitzonderlijk schaars of specialistisch, of snelheid weegt zwaarder dan kosten. Geldt geen van de drie, dan koop je vooral uitvoering in die je zelf goedkoper kunt organiseren.

Terugkerende vacatures in hetzelfde profiel zijn het duidelijkste voorbeeld. Als je drie keer per jaar dezelfde functie zoekt, betaal je drie keer een fee voor werk dat grotendeels hetzelfde is. Dan is investeren in eigen zichtbaarheid en een eigen kandidatenlijst verstandiger. Daar gaat recruitment marketing over. Zit het probleem in capaciteit en niet in bereik, dan is een freelance recruiter of recruitment structureel uitbesteden vaak logischer dan per plaatsing afrekenen.

Eén test die je altijd kunt doen in het kennismakingsgesprek: vraag of je functie-eisen realistisch zijn en welke eis het bureau zou laten vallen. Een bureau dat daar niets tegenin brengt en meteen over cv's begint, gaat je vooral profielen doorsturen.

Je onderhandelingspositie is beter dan twee jaar terug

Volgens het CBS stonden er in het vierde kwartaal van 2025 380 duizend vacatures open, 93 per 100 werklozen, en daalt het aantal vacatures al drie jaar vrijwel elk kwartaal. Tegelijk noemt het UWV nog 45 procent van de vacatures moeilijk vervulbaar, tegen 53 procent in 2023 en 2024, en verwacht maar 8 procent van de werkgevers dat vervullen in 2026 makkelijker wordt. De markt is dus statistisch ruimer, maar niet makkelijker.

Voor jou als inkoper betekent dat: bureaus hebben minder volume en meer prijsdruk, terwijl het werk niet lichter is geworden. apb.nl noemt volumekortingen bij meerdere vacatures en jaarafspraken met vaste tarieven als gangbare hefbomen. Vraag ernaar. Niet om de laatste procent eruit te persen, maar om de garantie te verlengen en de shortlisttermijn hard te maken. Dat levert meer op dan drie procent korting op de fee.

Twijfel je of een bureau in jouw situatie het juiste instrument is, of wil je een offerte samen doorlopen voordat je tekent? Dan is een gesprek zo gepland. We zeggen ook gewoon als je het beter zelf kunt doen.